Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen ist in vielen Krankenhäusern mit erheblichem Aufwand verbunden: Rechnungen gehen in den verschiedensten Formaten im Unternehmen ein, werden manuell erfasst, geprüft und durch die verantwortlichen Personen freigegeben. Wertvolle Zeit geht verloren,  da  Rechnungen  mehrere  Abteilungen  durchlaufen.  Skonti  können  nicht  mehr  in Anspruch genommen werden und sogar Mahnungen sind die Folge.

Daher liegt in der Automatisierung der Rechnungsbearbeitung für die meisten Unternehmen ein  enormes  Wertschöpfungspotenzial:  aufwändige  manuelle  Tätigkeiten  werden  ebenso überflüssig  wie  das  zeitraubende  Weiterleiten  von  Papier  zwischen  den  verschiedenen Abteilungen.

FCI  formcraft  invoice  erschließt  dieses  Potenzial.  Ihre  komplette  Rechnungsbearbeitung wird dadurch einfacher und schneller: Rechnungen lesen, Lieferanten erkennen, Bestellbezug herstellen - automatisch, von der Erfassung bis zur Zahlung. Im  Wesentlichen  sind  alle  Rechnungen  gleich  aufgebaut,  aber  das  Aussehen  variiert von  Lieferant  zu  Lieferant.  Die Software  FCI  formcraft  invoice  orientiert  sich  am Aufbau und kann deshalb Rechnungen und Gutschriften direkt ab Installation lesen – ohne Einrichten, ohne Konfigurieren, ohne Programmieren.

Wie  ein  Mensch  sucht  FCI  formcraft  invoice  nach  Informationen.  Auf  dem  Beleg werden  typische  Merkmale  wie  Name,  Adresse,  Telefon,  Fax,  Bankverbindungen  oder Steuernummer  gesucht.  Die  Informationen  werden  mit  den  Lieferanten-Stammdaten im  ERP-System  verglichen.  Dieser  Datenabgleich  erfolgt  im  sogenannten  „Fuzzyserver“ und  ist  fehlertolerant.  Dies  führt  auch  dann  zu  einem  Ergebnis,  wenn  keine  vollständige Übereinstimmung  gefunden  wird  wie  zum  Beispiel  bei  unvollständigen  Leseergebnissen, anderen Schreibweisen oder veralteten Informationen im Lieferantenstamm.

Der Rechnungsleser ist auf die Besonderheiten von Rechnungen im Gesundheitswesen trainiert. Insbesondere bei positionsstarken Konsil-Rechnungen dreht er mächtig auf und zeigt sein ganz Können. Ohne elektronische Unterstützung muss die Finanzbuchhaltung die einzelnen Positionen von Hand nach Privat- oder Kassenpatient unterscheiden, und diese den verursachenden Kostenstellen im Krankenhaus zuordnen und verbuchen. Eine Tätigkeit, die viel Zeit in Anspruch nimmt. FCI formcraft invoice findet und erkennt die Positionsdaten von selbst und liest zusätzlich Preise und Mengen aus. Nach der automatischen Übergabe an ein ERP-System werden diese Positionen im Rechnungsworkflow den einzelnen Fallnummern selbständig zugeordnet. Interne Belegzuordnungen, Positionsabgleiche und gegebenenfalls eine Anreicherung von Daten erfolgen mit dem Ziel der direkten Verbuchung des Rechnungsbeleges im ERP-System. Die Verarbeitungsdauer von Eingangsrechnungen reduziert sich somit signifikant.